Møtetidspunkt: kl. 14:15 - 16:00
Sted: R D4-132

Referering:
1. ref: Christoffer Stensrund
2. ref: Thea Karin Fladby

Velkommen v/ ordstyrer

• Velkommen til åpen diskusjonskveld, så bra at så mange har møtt!
• Diskusjonslunsj*
• Vi er veldig mange, så vi tar en hilserunde:)
  • Alle sier navn og hva man gleder seg mest til akkurat nå.
• Ordstyrer og referenter introduseres
• Er ikke genfors-stil, men møtetegn skal brukes. Tegnene gås gjennom.
• Setter av ca. 25 min per sak.
• Pizza kommer fortløpende.

• Ingen navn skal refereres.

• Er det mulig å følge referatet noe sted?

  • Sure! Referatet deles

Sak 1: To generalforsamlinger i året

Innledning av saken:

• Online skal gå fra én generalforsamling i året til to.
• Grunner til at dette burde innføres:
  • Har opplevd begge varianter.
  • Den normale medlem vil ikke merke så mye, det som kommer til å merkes av Hovedstyret er blant annet:
    • HS vil være sterkere til å gjennomføre prosjekter.
    • Halvparten av HS vil bli valgt på den ene generalforsamlingen, og resten vil velges under den andre generalforsamlingen.
    • Hvert HS-medlem vil få mer handlingskraft til å gjennomføre faktiske saker. Istedenfor å bruke masse tid på å lære opp et helt nytt styre
  • Genfors vil ikke vare til +3.00 lenger.

Diskusjon:

• Skal man kunne ta opp saker og vedtektsendringer på begge genfors?
  • Ja
• Gjør andre foreninger det slik?
  • Ja, Tihlde og Elektra, og div foreninger på Kalvskinnet.
• Det kommer til å medføre mer jobb for bankom, fordi vi må isåfall presentere budsjettet for to forskjellige styrer.
  • Det kan være en fordel, siden budsjettet nå settes et år i forveien. Dersom det gjøres to ganger kan det være mer reflektert.
  • Enig i at det medfører mer jobb for bankom, men budsjettet blir mer realistisk om vi setter det to ganger i året. Og kan ta i beraktning prisendringer oftere.
• Hver generalforsamling vil bli mindre. Totalt sett blir det mer jobb for både HS og bankom i arbeid, men ikke dobbelt så mye arbeid.
• Hvordan blir det emd oppmøte og sånn?
  • Hvis man vet at det te ikke varer til 02.00, så blir det lavere terskel for å være med. Det skal sies at Online sitt oppmøte på genfors er ekstremt sterkt.
• Synes det hører ut som en veldig god ide å splitte når HS velges i to. Styrer vil raskere bli komfortable med hverandre, og blir raskere handlingsdyktige. Erfaringsoverføringsperioden vil også gå lettere dersom halve styret har sittet et halvt år.
• Nå er man er litt avhengige at gamle styremedlemmer er veldig behjelpelige.
• Hvordan blir overgangsfasen? Fra nåværende løsning til denne løsningen.
  • Jeg tenker at noen må sitte et halvt år ekstra, eller så må noen sitte kun et halvt år. For at det skal gå.
• Vil det da være mulig for nåværende HS-medlemmer å stille til andre stillinger selv om de egentlig skulle sitte lenger?
  • Du binder deg alltid til ett år. Det vil si at du ikke kan gå fra en stilling til en annen ved neste generalforsamling. Dersom du vil gå fra et verv til et annet må det ene ververt slutte når det nye skal begynne.

• Hvis en person skulle gått fra styremedlem Arrkom til leder, ville ikke det vært mulig?

  • Leder, nestleder og økonomiansvarlig velges på en generalforsamling, og styremedlemmer for samtlige komiteer velges ved neste generalforsamling.

• Det ville blitt vanskelig nå i første omgang, men når vi har hatt dette i et år vil det bli mindre problemer med å stille til annet verv i HS tross tid igjen i vervet.

• Hvis vi skal gjennomføre dette nå, så burde det legges tilrette for at alle skal kunne stille til alle verv uten at noen må vente et halvt år.

  • Enig at alle skal få muligheteten, men for å gjennomføre endringer så må det være noen kompromisser som må bli tatt. Som vil medføre at noen ikke har muligheten til å stille til noen verv.

• Det vil jo være muligheten at noen stiller til et halvtårsverv, men det er vel ikke overgangen som er diskusjonspunktet? Vi burde vel heller diskutere om dette er noe Online vil innføre først.

• Det som ble sagt at man kun velger leder, nestleder og økans et halvår og resten det neste kan være den beste løsningen slik at det ikke blir noen urettferdigheter.

• Til dere som sitter i HS. Hvordan er maktforholdet mellom leder nestleder og økans og de resterende HS-medlemmene?
  • Det blir jo worst-case da være slik det er i best-case nå. Nå har leder og nestleder allerede sittet i styret. Dette er jo ikke gitt at det blir slik. Hvis vi gjør denne endringen så vil det alltid være tilfellet at leder, nestleder og økans allerede ha sittet i 6 måned.
• Bruker dere 6 måned på å bli handlingsdyktige?
  • Hele mars, april brukes til å opplæring, så kommer mai og da er det eksamen, så er sommerferie og når man da kommer på høsten, etter å ha sittet i nesten 6 måned begynner folk i HS å bli varme i trøya og behandlingsdyktige, i den mest hektigeste tiden som kommer. Men da kommer snart vinteren igjen og så neste genfors og et nytt styret velges.
• Mesteparten av styret vil vel fremdeles være u-varme-i-tryøa?
• Nå er det vel slik at noen som kan HS tar over. Men det er ikke alltid slik at noen som har sittet tidligere i styret stiller på nytt. Det er ikke alltid slik.
• Dersom leder, nestleder og økans er helt nye, og de øvrige styremedlemmene er de gamle i styret. Da blir det jo slik at leder og nesteleder og økans vil bli "overkjørt" av de gamle i styret.
  • Alle i styret har en definert rolle. Det kommer nok ikke til å bli en case at noen prøver å ta over rollen til leder, men heller kunne støtte opp mot. Leder, nestleder etc. har spesifikke arbeidsoppgaver.
    • Det er jo ofte sånn at mange har sterke meninger som prøver å pushe gjennom sin egne agendaer. Og da kan det være slik at leder, nestleder og økans blir presset av de andre medlemmene.
  • Jeg er veldig enig i det du sier der. Hvis man får en helt ny start så får man et godt fokus på overføring og å bygge seg opp til et team.

• Har dere sett noe på hvordan man kan forbedre overføringen? Har det blitt sett på tidligere?

  • Gamle styret er med på de første møtene til det nye styret. Men det handler veldig mye om flaks og uflaks.
  • Det er utrolig mange ting, og det er veldig mye av informasjon som skal overføres. I f.eks. Omega sitter styret i 2 år, da har man tid til å få ordentlig overføring. Jeg vet ikke om man kan sette av en tid for å få erfaringsoverføringen til gå bra, for det kan bli veldig lang tid (som 2 år slik det er i Omega)
    • Har dere sett på disse mulighetene?
      • Nei, har ikke kommet dit enda.

• Det er verdt å nevne hvordan generalforsamlingen blir mer handlingsdyktige. Det gagner genfors godt å kunne diskutere saker uten at man har sittet der i 8 timer og alledere er dødssliten. Det er vanskelig å holde gode diskusjoner gående, så et kortere genfors kan gi oss et bedre Online.

  • Hvor mye kortere blir generalforsamlingen?
    • Vanskelig å svare på. I Tihlde (der de har 2 generalfrosamlinger i året) hadde vi mange saker, men generalforsamlingen gikk aldri over 22:00.
  • Hvor mange har dere vært på Tihlde sine Generalforsamlinger?
    • Oppmøte på rundt 40-50 stykk. Det er ferre enn på Onlines men det pleier å være en liten gjeng som snakker mye under generalforsamlinger uansett.

• Hvis generalforsamlingene skal være likestilte, må vi ikke ha to budsjettmøter og forhandlinger?

  • Hos Tihlde så har vi en regnskaps-gjennomgang, med muligheter for kommentarer, men det godkjennes ikke under begge genfors.

Pause m/ Pizza

Sak 2: Prikkvarighet

Innledning av saken:

• Prikksystemet er ganske rigid, det er slik at når noen får prikk så varer den i 30 dager, og man kan ikke melde seg på et arrangement før det har gått 24 timer siden åpning. Og alle prikker er like uansett om du ikke betaler, møter opp elelr gelmemr å svare på tilbakemeldingsskjema. Jeg synes at grunnen til at man får en prikk ikke samsvarer med straffen man får. I andre foreninger så kan man pådra seg enten 1, 2 eller 3 prikker ut i fra alvorlighetsgraden. Prikkene varer også i 20 dager, og man må kun vente 3 eller 12 timer, ikke hele 24 timer siden da er man ganske hemmet.

Diskusjon:

• Jeg tror rundt akkurat det her så er alvorlighetsgrad det som er viktigst å se på. Det er verre å ikke møte på en bedpres og å ikke svare på et spørreskjema burde ikke få like streng straff.

  • Jeg er enig, det er fint at man kan prøve å endre varigheten ut i fra hva man gjør og hvilke arrangementer det er snakk om. Det er viktig at vi håndhever dette riktig, med tanke på bedriftene osv. Kan være litt dumt om varigeheten endres for da kan det være veldig løst hva man blir straffet for. Så det burde kanskje være en fast tid. Alvorlighetsgrad burde nok være variablene her.
  • Enig i det med tanke på at det kan være en fast varighet på prikken, men at det burde for eksempel sees på betalte arrangementer vs. gratis arrangementer

• Jeg tror at det å se på forskjellige alvorlighetsgrader kan bli litt løst av å se på hva Abakus har. Antall prikker = alvorlighetsgrad i brudd. Det viktigste er at man kjenner til straffene man kan få for ulike brudd.

• En annen ting: det med venteliste på arrangementer. Det er slik at dersom man er på venteliste, og ikke melder seg av innen fristen, og noen blir meldt av så får man plass. Man er forventa å møte opp på lik linje som en påmeldt dersom man er på venteliste.
  • Folk er ikke godt nok informerte om dette. Det er en veldig stor del av problemet
• En mulighet er at man godkjenner prikkregelene hver gang man melder seg på et arrangement.
• Viktig å poengtere at man kan melde seg av helt frem til arrangementet begynner. Folk er kanskje ikke så informert på det, men det er individets problem. Man skal møte dersom man er meldt på arrangementet.
• Hensikten med prikkreglene er jo at de som ikke møter opp påfører Online ganske store kostnader. Det er viktig å unngå i stor grad.
  • Har ikke noe godt svar, men synes at de som får prikker får prikker uansett om man endrer straffesystemet eller ikke.
  • En ting jeg tenkte på var at man kanskje kunne innføre SMS-varslinger, for da fikser man problemet, og folk får det med seg. Komiteer blir glade, og folk slipper prikk.
  • Det kunne vært en egen side på OW der det til enhver tid står hva du er meldt på slik at folk mer oversikt.
• Dersom man får en advarsel før man får utsettelse så kan man kanskje følge litt mer med. Gjøres slik i ADA
  • Jeg vet ikke helt om jeg er enig i det at vi er for strenge med prikker i Online. Den er streng, men det er bare 30 dager i løpet av kanskje 5 år da. Du lærer bare om det er en kjip straff. Da skjønner folk at de ikke skal bryte reglene. Avskrekkende funksjon.
• Jeg er enig i at prikkene ikke er så strenge om man tenker på det. Men problemet er kanskje informasjonsflyten. Kjenner mange som aldri har elst reglene, ja man kan si det er deres feil, men de er ganske vanskelige å finne. Kan være lurt at de kommer opp hver gang man melder seg på et arrangement.
• Jeg er enig i at det er bra det er avskrekkende, men jeg mener ikke at man skal ha like streng straff for alle brudd. Tilbakemeldingsskjemaer for eksempel. Der kunne man feks fått en straff som varer så lenge man ikke har svart.
  • Jeg tenker samme med at dersom man melder seg på så får man beskjed hva man har meldt seg på osv.
  • Det går også på det med informasjonsflyt, men tilbakemeldingene er ganske viktige for bedkom og bedrfitene.
• Jeg likte tanken om at du får en prikk, men hvis du svarer på dette skjemaet innen 24 t så blir den fjernet. Hvis det skjer automatisk så hadde vell det fungert fint.
  • Det er jo litt sånn nå også. Man får en mail at man må huske å svare på skjemaet, dersom man ikke har gjort det.
• Det store problemet her at mail gjør ting komplisert. Mange følger ikke så mye med på mail og det er lett at mail blir glemt eller havner i søppelposten. En påminnelse kan være fint.
• Poenget er at bedriftene får tilbakemeldingene de skal få, selv om de kommer 24 timer etter eller ikke.
• På forrige OW kunne man se hvor mange tilbakemeldingsskjemaer man ikke har svart på. Kan dette innføres igjen?
  • Ja, det går jo an, men tar tid

• Kan vi aknskje prøve å finne løsninger som ikke innebærer masse jobb for dotkom?

• Den mailen er kanskje litt vanskelig å tolke. Kan det være en idé å bolde ut ting i mailen slik at den virker mer viktig?

• Skulle bare si at vi burde ha en pop-up på prikkeregelene når man melder seg på et arrangement. Men OW er ganske sakte nå, og jeg vil ikke overbelaste arrangementssiden akkurat nå.

• OW feature list er fylt opp.

Sak 3: Er Onlines økonomi for rigid?

Innledning av saken:

• Gjennomgående at Online sin økonomi er skrekkelig rigid. Jeg satt som økonomiansvarlig i Tihlde, der hadde jeg økonomisk enevelde. Om det er den riktige løsningen å gå for er jeg ganske sikker på at det ikke er. Vi har bankom. Det hadde ikke funket med tanke på Onlines størrelse. Vi forholder oss ganske tett med budsjett. Beslutninger må gjennom gankse mange ledd. Det tar tid å få svar. Og alle leddene, får mer jobb enn det det egentlig trenger å være. Eksempelvis: hvis man ser at noen av komiteene har sanket inn 300 000 mer enn de tenkte det første semesteret så burde det være en no-brainer at en Onlinepott søknad burde kunne godkjennes.
  • Ting tar tid. Søknader må gjennom hele HS før jeg kan godkjenne den. Jeg vil også legge til at overskuddet vi får hvert år går rett inn i Fondet. Men her er det en minstegrense på 10 000,- kr. Vi forholder ganske strengt til budsjett. Dersom vi går 300 000 i overskudd så skal dette per nå gå rett inn i Fondet.

Diskusjon:

• Jeg kan si at Fondet var ikke ment som en driftsbuffer når det ble dannet, men en løsning jeg har tenkt på er noe lignende Abakus. Når søknader til overskridelse er under en viss sum (feks 5000 kr) uten at det må gjennom HS. Så lenge de totale rammene er de samme så syns jeg komiteene skal kunne ta det valget.
  • Helt enig i at så lenge komiteer holder seg innenfor rammer så burde det gå helt fint. Men slik det er nå så går f.eks. bedkom masse i voerskudd mtp. karrieresidene. Disse pengene går da automatisk i Fondet.
  • Det er ikke noe i veien for da å åpne for å dele ut det overskuddet. Andre bedrifter reviderer jo sitt budsjett jevnlig slik at man ikke blir så bundet til budsjettet.
• Angående det med fortløpende budsjett. I vedtektene så står det jo at budsjettet må bli godkjent.
  • Det står at det må godkjennes av HS, ikke genfors. Det har bare ikke blitt fulgt opp i praksis.
  • Enig i at det ikke har blitt fulgt opp i praksis. Burde muligens gi bankom den makten til å revidere budsjettet uten innspill fra HS.
• Viktig å tenke på at vi har en komité som har sykt god peiling på økonomi, og da er det sykt at disse beslutnignene må gjennom HS som for det meste ikke har mye oversikt eller peilig på økonomien til Online.
• Økans er jo folkevalgt, og har da stor tillit til at riktige valg blir tatt uten å involvere HS.
• Så lenge det ikke er snakk om ekstreme summer så burde det meste gå fint når det kommer til økonomi. Så lenge man ikke ser en dårlig trend. Bare det å senke antall ledd, eller ihvertfall fjerne de ledd som ikke er behandligsdyktige når det kommer til økonomi.
• Jeg er veldig enig i mye av det som hadde sagt, og jeg har 100% tillitt til de økonomiansvalige. Men hvis vi gir mer tillit så må vi ha en måte å vite at dette ikke misbrukes.
  • Det er veldig tillitsbasert. Det er jo tilfeller der folk har stukket av med store summer. Online er ganske heldige og har bankom, det er det ikke alle foreninger som har. Online sin økonomi er veldig transparent der og alle i bankom ser hva alle andre gjør.
• Kunne vi vurdert å ha åpent møtereferat i Bankom?
  • Nei, fordi mange av prisene fra bedrifter er sensitive og må holdes hemmelige.
• Er for at mange diskusjoner i bankom kan være relevant for resten av foreningen.

• Da jeg var bankomleder var det flere som dukket opp på bankommøter som har vært i bankom før og ønsker å følge med.

  • Jeg synes at det er vel og bra, men det gir tillit til tidligere økonomiansvarlige igjen. Men dersom vi man har åpne referater så vil det medføre at den tilliten man har gitt bankom faktisk følges. Selvfølgelig skal man kunne sensurere visse deler i referatene slik som gjøres i HS.
  • Enig i at man kan ha åpne møtereferat, men da ender det med at det blir mye sensur. 90 % av bankom virke vil ikke kunne reflekteres gjennom referatene.

• Tar det litt tilbake til starten. Hvis vi vil ha et mindre rigid økonomisystem så må vi enten ha mer åpne poster i budsjettet eller at de økonomiansvarlige har større handlingsrom uten å måtte gå gjennom HS feks.

  • For 2-3 år siden så ble det endret slik at postene ble emr sammenslått, slik at det skulle bli mindre rigid. For arrkom sin del så har dette hjulpet en del. Da sliopper man å sende søknad til HS dersom et arrangement avlyses.
  • Jeg tror en kombinasjon av de to vil være det beste. Men bra å ha satte poster, men heller endre i etterkant.
  • Sånn det er nå. Konsekvens av sammenslåing er at det ble opprettet internbudsjetter, så innsikten har blitt mer lukket.
• Jeg tenker hvertfall at den beste løsningen vil være å gi mer handlingskraft og tillit til de økonomiansvarlige og bankom. De har peilig og kunnskap og kan passe på at de andre ikke gjør noe galt.
• En litt annen løsning vi burde ta opp til vurdering: kan bankom og fondsstyret sammen bestemme å overføre deler av fjorårets overskudd tilbake til neste års budsjett.
  • Tenker du at noe av pengene som føres over blir en budsjettsbuffer? Og når bufferet er tomt så må man søke Fondet.
  • I praksis vil det jo se ut på budsjettet som om man går i minus.
  • Pengene som går inn i Fondet. Det er jo slik at vi skal prøve å bruke pengene på Onlinere som er her nå. Ikke de som er her om 5-6 år.
• Det er veldig byråkratisk slik det er nå. Jeg sier ikek at vi skal kutte ut Fondet, men heller bli enige med Fondet om hva soma skal overføres.
• Bestemte gjennom i forrige generalforsamling at pengene skulle
  • Det var om fondet kunne forvalte pengene.
  • Hvert år setter bankom seg ned og bestemmer hvor mye av overskuddet skal overføres til fondet. Dette blir stemt gjennom på genfors.
• Søknadsskjemaene er ganske omfattende, og man må fylle ut ganske mange punkter for å få lov til å kjøpe nye ting.
  • Jeg mener ikke at det skal være å lettere å sende søknader, men at det skal bli færre søknader.

Sak 4: Mer fokus på miljøet

Innledning av saken:

• Etter å ha vært i online i 4 år. Hver fadderuke så får vi bomullstskjorter. Vi glefser oss på kjøtt osv. Til tross for at vi er så kloke hoder så er det ingen som setter spørsmål ved at vi leier busser og kjører rundt til et sted som ingen vet om. Skal vi gi folk muligheten til å fly ned til oslo, kontra å ta tog. Skal vi tillate folk at vi skal ta fly på ekskursjon langt utenfor Europa.

Diskusjon:

• Jeg syns det er veldig bra at dette blir tatt opp spesielt fordi vi har så mye penger. Men det at vi har så mye penger gjør at vi har et høyt forbruk og blir dårlige på å gjenbruke det vi har.
  • Hvor er det naturlig å hendvende seg i Online for å få til slikt. Burde det være retningslinjer rundt det? Burde det være en egen gruppe?
  • Alle er frivillige og det kan være kjipt å bli pålagt noe, så det burde kanskje vært mer kultur for å ønske å gjøre det
  • Handlier ikke om å fremme retningslinjer som vi skal følge, heller å få endret kulturen rundt dette.
  • Tenker at hver komite kan ta en runde innad og se på hva vi kan gjøre for å gjøre driften sin mer miljøvennlig.
  • Jeg føler egentlig at vi trenger flere retningslinjer for dette. Hvis vi ønsker å bli mer miljøvennlige må vi legge ordentlig opp for det. Hvis ikke blir det lett å ikke gjør noe.

• Jeg er enige i at vi burde være litt "strenge", jeg tror ikke at forbrukskulturen i Online endres ved å si at vi skal se på det innad i Online.

• Er det ikke også en idé å snakke med bedrifter om dette? Mange ønsker jo å fremstå mijøvennlig og bidra til gjenbruk.

  • Vi har et samarbeid med bedrifter angående engangskopper osv. Vi har forsøkt å halvere dette.
  • Det er nok hos bedriftene vi kan skape en stor forskjell. For eksempel dette med at bedrifter flyr studenter ned til Oslo jevnlig.

• ITEX i fjor så fikk vi mail om at folk som ønsket å ta tog istedenfor fly. Og det sa vi gikk helt greit.

  • Neste års ekskursjon så er det ikke lov å dra utenfor Europa.
  • Jeg synes er veldig fair det som sies. Men burde ikke heller standarden da være tog. Og man må ta et aktivt valg for dersom man ønsker å ikke være miljøvennlig.
• Hvis man må velge hva man skal ta av tog og fly så er jo det et valg som ligger på enkeltpersoner og ikke Online som organisasjon
  • Det er dyrere å ta tog, når arrangementet er tett opptil.
    • Bestiller man tog 3 måned i forveien så er Oslo-Trondheim 200kr.
• Jeg tror terskelen blir mye høyere fordi medlemmene våre er for bortskjemte.
  • Jeg tenker på akkurat tog vs fly så kan de som insisterer på fly ta seg en bolle. Det tar ikke så mye lengre tid med tog om man ser på total reisetid. Så vi kan godt ta tog til neste ITEX.
    • Jeg ville bare si hvorfor ITEX valgte å ta fly. Praktiske og økonomiske årsaker. Dessverre enklere og billigere å bestille fly.

Møteevaluering

• Smud!
• Bra styring!
• Bra at mange møter opp!!

Møte hevet 15:59.