Bakgrunn:
Hensikten med disse retningslinjene er å gi forutsigbarhet for arbeidet til alle onlines økonomiansvarlige, slik at de klarer å holde bankoms frister samt følge gjeldene regler for tilbakebetaling og føringer av kjøp.
Gyldig kvittering:
Alle kvitteringsskjema krever gyldig kvittering for at bankom kan registrere kjøp, og eventuelt betale tilbake for utlegg.
En gyldig kvittering har:
- Dato for når kvitteringen er skrevet ut
- Selgers navn og adresse, og/eller organisasjonsnummer.
- Beskrivelse av varen/tjenesten, og omfanget av den.
- Tidspunktet for sted av levering av varen/tjenesten.
- Eventuell merverdiavgift (moms) og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift. Merverdiavgift skal angis i norske kroner.
*i noen tilfeller krever onlines drift innkjøp av varer og/eller tjenester fra utlandet. I slike tilfeller skal det alltid avklares med økonomiansvarlig for online før kjøpet gjennomføres.
Utlegg med kort fra online:
Utlegg på vegne av online skal alltid avklares med sin økonomiansvarlig før kjøpet gjennomføres.
Ved utlegg med ett av online sine kort skal kvitteringsskjema med gyldig kvittering som beskrevet ovenfor sendes til bankom innen tre virkedager.
Hvis man ikke får kvittering fra kjøpet må man ta kontakt med selger for å skaffe gyldig kvittering. Hvis dette ikke funker skal man varsle umiddelbart til ansvarlig person i bankom.
Ved utlegg med ett av online sine kort skal det sendes ett kvitteringsskjema for hvert kjøp.
Utlegg med eget bankort:
Frist for innsending av kvitteringsskjema for utlegg på egen regning er 7 dager. Kvitteringsskjema kan sendes inn etter dette ved god grunn og avtale med økonomiansvarlig fra sin komite. Hvis kvitteringsskjema kommer etter denne fristen uten avtale kan ikke bankom garantere at pengene blir tilbakebetalt.
Ved utlegg med eget bankkort kan man sende kvitteringsskjema for flere utlegg i ett skjema. Da er det viktig at alle kvitteringene for utlegget blir med, og at summen i skjemaet stemmer med hva som er lagt ut.
Onlinepotten
Ved kjøp som er godkjent av onlinepotten skal ansvarlig enhent på kvitteringsskjemaet settes til onlinepotten. Slike kvitteringer betales tilbake av økonomiansvarlig.
Online har også en del bedriftskontoer som gir diverse rabatter på mat, disse kan brukes for kjøp til onlinepotten ved avtale.
Brudd på frister:
Ved brudd på noen av fristene ovenfor skal det gis vinstraff i ansvarlig komite for anledningen betalingen er for.
