Livereferat finner du her.
Referenter: Taran og Peter
Dagsorden: https://online.ntnu.no/wiki/online/okogved/dagsorden18*/ *
Sted: R9
Tid: 18. februar kl 17:15
Velkommen
Seniorkom:
Ingen store endringer
Gikk litt mer i minus enn de skulle
Med støtte fra IDI går de ca i null
Hovedstyret:
Uforutsette inntekter
Får noen 100 fra grasrotandelen
Teknologiporten gir oss 2000 fra Onlinere som går på bedpres.
Ridderne kjøpte buss på Online sin regning, tok lang tid å fakturere
Kompilering sprengt med ca 2000 blant annet pga boller til alle på post
Prosjekter-post, lite brukt i 2017
Styrevors sprengt pga to busser. Litt uheldig.
Realfagskjelleren har fått 6500 ekstra til kasseapparat
Totalt: 40 000 mindre minus enn budsjettert
Arrkom:
Immball dyrere enn planlagt, vanskelig å budsjettere
147000,- i utgifter
125000,- i inntekter
Julebordet også litt over budsjett
Åretur ble mye billigere enn forventet
143000,- i minus, mindre enn forventet
Bankom:
Bankgebyr under budsjett
DNB tar cut for hver regning
Digitalt regnskap fører til mindre rekvisita
27000,- i minus
Bedkom:
Bespisning: fått inn ca 70 000 mindre enn det som er betalt. Kommer inn neste år.
Flere bedpreser enn antatt
Karrieremuligheter
Mindre overskudd enn forventet
Dotkom:
Uforutsette innskudd: oppgjør av feedMe: Dotkoms system for å bestille mat på arbeidskvelder
Nibble-pcen røk - 4995 i utstyr.
Ekskom:
Har fått inn penger på våren, mye brukt på høsten
Ekskom har gått veldig mye i minus på papiret
Skal jevnes ut neste år - er et nullprosjekt
Fagkom:
Mindre inntekter enn forventet
Viderefakturert brus, men fått igjen penger
Andre prosjekt: Ny-i-Trondheim fikk pizza
Prokom:
Fått mindre Offlineinntekter
Årboka gikk i null
Gullblekka ble tatt seg av ved Abakus, endte i null for Online
Offline koster mindre, pga. nytt trykkeri
Ikke noe på teambuilding, pga manglende kvitteringsskjema
Merch ikke brukt, skulle være nullprosjekt.
Åre/Onlinegensere ble ikke brukt, gikk i null
ITEX:
Hotell og fly ble billigere enn antatt
Litt komplisert å lage budsjett fordi vi budsjetterer høst/vår
Trikom:
164000,- i minus, mye mer enn budsjettert
Dette pga. kopper som ikke er fakturert
Dette viderefaktureres
Salgsinntekter og salgsvarer matcher ikke fordi Nibble tar en liten andel, litt svinn, og kontanter er ikke medregnet.
Færre deltakere på kino i år
Bilkollektivet måttes kjøpes inn i, fører til mer i minus i regnskapet
Oppussing av kontor
Gikk 8000,- mer enn budsjettert i minus
Fant vannskader i kjøkkenkroken
Jubkom:
Velkom:
Støtte til edruarrangementer
Fast sum per antall studenter
Sponsor ble økt, så fikk mer inntekter der
Ble brukt mer på rmbånd
Veldig mye forskjellig ble dog billigere eller ikke brukt.
Seniorkom:
Flytter fadderukene til velkom, da det er senkommere i velkom fra og med i år
4000 til fadderukene
Betaler mindre for reboot pga. kjellerne som åpner
10000 per semester til interessegrupper
Totalt minus 47000,-
Hovedstyret:
Meste som vanlig
Støtte fra IDI til band, dette føres inn på HS
Kompilering er økt til 9000, vurderer å øke med mer
Prosjekter er senket med 2000,-
Litt høyere til konkurransepremier
Realfagskjelleren får penger, 3500,- i semesteret.
Budsjetteres med minus 88000,-
Arrkom:
Immball blir veldig dyrt
Derfor 20 000 i støtte fra IDI, 10 000 fra HS
Dette er et av de viktigste arrangementene vi har, så viktig at det blir billigere for Onlinere å dra.
Avlsutningsfest til tredjeklasse er satt i budsjettet
Immball øker i pris
Tilbake til BRunkulla, blir litt dyrere
Teambuilding og arrangementgodtgjørelse øker pga flere medlemmer i komiteen.
Budsjetterer med 183000 i minus
Bankom:
Regnskapsprogrammet har fast sum, 1410 i semesteret
Blir billigere med rekvisita pga. digitalt regnskap
Bedkom:
Pris på bedpres har økt
Bekledning flyttet fra vår til høst
Dotkom:
Eksterne tjenester senket litt
Domenebudsjett økt litt
Utstyr på 5000,-
Uforutsette er høy fordi dyrt utstyr kan fort gå i stykker
Ekskom:
Nullbudsjettert
Dette ryker om ekskom blir tatt ut av Online
Ligger på minus 1800,- pga. teambuilding
Fagkom:
Gaver til kursholdere er økt
Bekledning senket som med bedkom
5000,- til Ny På Informatikk/Ny-i-Trondheim
Ekstra til andre prosjekter
242500,- i pluss budsjettert
Prokom:
Ting er som normalt
Adobelisenser
Dette er økt til 30000,-
Tidligere piratkopiert
Disse vil ikke "arves" siden det er billigst det første året.
Plakater er et produkt vi selger til bedrifter, så viktig at dette drives lovlig.
Økt utstyr sånn at de kan kjøpe backdrop.
Minus 63000,-
ITEX:
600,- i pluss, prøver å nullbudsjettere
Bedriftene betaler for fly og hotell
Trikom:
Mer reelt budsjett i år
Redusert kaffespons, men koppene blir høyere
Støtte fra IDI pga. flytting av kontor
Kaffe og te er nå sponset av kaffesponsor
Diverse er gafler, kniver, tallerkner +++
Kino og andre arrangementer er lagt inn
Lagt inn medlemskontigent i bilkollektivet
Pizza til alle sammen på genfors
Flytting av kontor blir lagt til.
Et ekstra bankkort til komiteen.
130000,- i minus
Jubkom:
Velkom:
Støtte fra IDI til masterfadderuker, 5000,-
Fast støtte fra IE
Leie av lokaler er flyttet over til arrangementer
Ting er som før
400,- i minus
Totalt
84000,- i pluss
Spørsmål:
Vi kan ikke gi mer til arrkom uten å kutte en annen post.
Vi budsjetter ikke med sparing til
https://online.ntnu.no/wiki/online/generalforsamlingen/genfors2018/vedtekstforslag/#wiki-toc-forslag-1-komiteledere-ut-av-hovedstyret-agnete-djupvik
Dette handler om å restrukturere Hovedstyret, og få komitélederne ut derfra. Dette er et samlet forslag med flere endringer i vedtektene.
Skiller komitélederne fra Hovedstyret, ved å lage nye stillinger og ansvarsområder i HS
Hovedstyret vil bestå av:
Leder
Nestleder
Økonomisansvarlig
Arrangementansvarlig
Knyttet til alle ting Online arrangerer
Passer på at alle har ressursene de trenger
At arrkom og trikom har tydelige skillelinjer
Være med på bookingrunden for å koordinere arrangementer
Talerør for arrangerende komiteer
Teknisk ansvarlig
Skal ha ansvar for at prokom og dotkom har det komiteene trenger for å fungere
Er et kontaktledd mellom komiteene og HS
Har ansvar for
Mailinglistene
Tekniske forespørsler som HS mottar
Internansvarlig
Har ansvar for den helhetlige tilliten innad i HS
Er en kontaktperson
Ansvar for opptak
Ansvar for kommunikasjon til andre komiteer i Online
Leder komitélederkollegiet
Består av lederne av alle komiteene
Vil ligne på punktet "interkom" som vi har på HS-møter i dag.
Ingen reell makt, men mer et rådførende organ
Nodekomitéledere kan gjerne være med når det er aktuelt.
HS bør ha møterett
Trengs ikke vedtektfestes
Mange vil gjerne være bare komitéleder, og er ikke like interessert i styresaker, mens andre vil gjerne legge føringer for linjeforeningen som organisasjon.
Dette gjør oss mer skalerbare, slik at vi kan få flere komiteer.
Bedre størrelse på styret. (Flere kokker mere søl og sånn)
Dette kan gjøre at vi får mer kontinuitet ved at man ikke blir utslitt av vervet sitt.
Selvom det blir færre styremedlemmer får vi mye mer ressurser til å håndtere styresaker. Per nå faller det meste til leder og nestleder
Organisasjonen kan bli mer smidig, bedre kommunikasjon innad. Bedre kapasitet blant personer med forskjellige ansvarsområder.
Komitéledere vil ikke lenger ha noe makt i styret.
Velges internt i komiteene, og blir presentert på genfors for godkjenning.
Ved underkjenning vil det avholdes valg under genfors.
Vag ansvarsfordelig blant medlemmene?
Dette kan være opp til retningslinjer internt, er ikke en vedtektsak.
Rolleansvaret i HS vil bare være ekstra i tillegg til resten av styrevervet
Hva er viktigst, rolleansvaret eller generelt HS-arbeid?
Begge skal gjøres, hovedansvaret er viktigst men dette er ikke fulltidsarbeid
Alt dette kunne vært fordelt internt, men det er viktig med transparens. Derfor vi har offisielle stillinger i Hovedstyret
Vi trenger mer kapasitet i styret
Styret har problemer med å knytte bånd med onlinere og nye spesielt, vil dette før til ekstra skille mellom HS og det sosiale?
Det er ikke så stort skille
Nå får Hovedstyremedlemmer tid til å delta på arrangementer!
Dette er veldig likt KSG på Samfundet, og det fungerer bra.
Kommunikasjonsansvarlig?
Testperioden viste at dette ansvarsområdet var for tynt
Dette kan heller gå over til å bli som en eksponeringsgruppe
Hvordan blir det bedre å gjennomføre dette med tanke på arbeidsmengde i HS?
Foreslår å endre Arrangementansvarlig til Online-koordinator
Passer bedre
Intensjonen er den samme
Skal bli lettere å opprette nye komiteer
Muligheten er åpen for å være i både Hovedstyret og Komitélederkollegiet
Urolig for Arrangementansvarlig, har vedkommende ansvar for arrangementene?
Nei
Dette er fremdeles bedkom og fagkom som arrangerer, arrangementansvarlig vil kun koordinere
Dette er kanskje litt utydelig
Dette handler om retningslinjer, ikke vedtekter
Man bør ikke legge unødvendige restriksjoner gjennom vedtektene
Vi har tidligere hatt som mål å ta bort spesifikke arbeidsoppgaver fra retningslinjene
Online per i dag styres av retningslinjene, de kan finnes på OW :D
Er dette rette tiden å gjennomføre endringene? Det er mange endringer nå i forbindelse med bl. a. samlokaliseringen.
Det er nå vi trenger endringene
Hadde 6 personer kunnet jobbe med spesielle saker (samlokalisering), ville dette gjort mye for effektiviteten vår. Nå er det to personer som jobber livet av seg med dette.
Dette har blitt jobbet på av mange med god kompetanse
Prøveperioder er mer eller mindre umulig å gjennomføre, fordi vi ikke kan fortsette som vanlig i Brønnøysundregisteret
Alle kan stille til Hovedstyret
Hensikt: Eksursjonskomiteen skal ut av Online. Dette fordi regnskapet gir oss en økt omsetning på 1,5 millioner i året. Dette kan føre til behov for revisor i Online.
Det blir ingen endring i hvordan ekskom fungerer, annet enn at pengene ikke ligger i Online.
Dette vil gjøre ekskom mer mer frie til å gjøre det de vil.
Eksempler på det ekskom kan gjøre som egen organisasjon?
Hva er galt med revisor?
Det er dyrt.
De pirker masse.
Ikke ønskelig.
Opprinnelig ville vi at komiteene var i Online fordi vi ville ha sikkerhet for at alt blir gjennomført hvert år
Omsetningen blir veldig kunstig gjennom ekskom
Skal vi ha vedtekter og genfors for ekskom?
Bruker vi årets budsjett om dette går igjennom?
De får støtte av Online
Ved å signere en intensjonsavtale.
Teambuilding osv.
Fagkunnskap og bedriftkontakt.
Ting endrer seg lite
Hensikt: Liten feil i vedtektene angående Fondstyret. Per nå kan ikke avtroppende medlemmer i Hovedstyret stille til valg, siden de ikke trer av før endt generalforsamling. Dette skal endres slik at avtroppende medlemmer også skal kunne stille
Semantikk angående grammatikken i forslaget
Hensikt: Om Vedtektsforslag 2 går igjennom, skal komitéledere kunne stille til Hovedstyret. Tilsvarende slik vi har det nå med at Hovedstyret kan stille.
Hensikt: Om Vedtektsforslag 2 går igjennom, skal ikke sittende kjernekomitéledere kunne stille til Fondstyret.
Hensikt: Fiks feil i vedtektene
Hensikt: Passe på at Hovedstyremedlemmer ikke kan erstatte økonomiansvarlig om vedkommende faller fra vervet sitt. Dette fordi stillingen er svært viktig i Online.
Ikke noe problem
Hensikt: Rette opp i motsigelse i vedtektene for fondet og for Online. Om Online oppløses, løses også fondet opp, og pengene fryses i 3 år, før de tilfaller Online, som ikke lenger eksisterer. (wtf)
Hensikt: Hva skjer om Fondet legges ned etter Online linjeforening (f.eks. dette glemmes)? Endre på dette
Hensikt: Nye medlemmer skal få en egen pin, men de som kompileres får en egen dalje. Dette koster litt, men gir bedre tilhørighet i Online for de som ikke kompilerer seg, eller ikke er i komité. Også mindre sjalusi for komitémedlemmer som til vanlig er de eneste med dalje(r).
Alle som er Onlinere burde ha noe fysisk som symbol på å være onliner.
Vi håper også flere vil ta kompileringen.
Deles det ut i starten av fadderukene?
Ja, i et brev som forklarer hva pinen representerer.
Ikke i goodiebags, men mer seremonielt.
Brevet kan gi oss en mulighet til å fortelle hva Online er fra første møte. Dette kan man lese om når man kommer hjem etter mange infomøter.
Hensikt: Dalje til alle i nodekomiteer. Denne er felles, ikke én hver for alle nodekomiteene
Bør vi ha én dalje for hver komité? De gjør en stor jobb i sitt verv. F.eks bankom får ekstra dalje.
De som sitter i kjernekomité i mange år kan få kun én dalje, mens noen med et par få verv kan få masse daljer
Det er større jobb å sitte i kjernekomité enn nodekomité
Blir mye penger
Blir jobb for de som skal designe daljene
Hensikt: Hovedstyret vil ha åpent julebord for alle fordi dette skaper bedre samhold mellom alle i Online, ikke bare komitémedlemmer. Vi kan skape en vårfest for komitémedlemmer for å bevare tradisjonene vi har hatt fra før.
Det er kjip tå høre medlemmer som ikke er i komité gleder seg til julebord før de oppdager at det kun er for komiteer.
Vil ikke det samme problemet oppstå med en tradisjonsrik vårfest?
Det er større tradisjoner generelt rundt julebord, enn det er for vårfester
Julebord er innlemmet norsk kultur
Vi har merket interesse for (gratis) julebord også blant ikke-komitémedlemmer
Kan bli veldig kostbart å ha separat julebord + vårfest
Mange arrangementer må flyttes, dette kan bli et problem for arrkom
Kan slåes sammen med reboot
Tror arrkom klarer å mekke
Hensikt: Onlinere kan søke om penger til pizza om de skal jobbe med med Online-relatert arbeid (workshops, hackaton). Ønsker å ha 10000 i semesteret som kan søkes til Onlinerelatert arbeid, også til ikke-komitémedlemmer.
Finne mer effektive måter å sette pris på arbeidet som folk legger i Online
Er veldig givende og motiverende for de som jobber
Forslaget er positivt mottatt.
Hensikt: Sette over 250000,- til Onlines Fond. Dette skal fremmes en gang i året. Vi gjør det fordi vi har råd.
Hensikt: Følger vedtekstsforslag 1, slik at Hovedstyret velges før komitéledere (kun dette året)
Casual Gaming, Realfagskjelleren og Redaksjonen står oppført som nodekomiteer. Ser på det senere.
Didrik har vært en veldig fin dass.
Alle sammen har vært flinke til å diskutere
Det er veldig få ikke-komitémedlemmer her.
Takk for oppmøte!